Zgodnie z przepisami podatkowymi, czynnym podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją samochodu użytkowanego w działalności gospodarczej. To, jaką część podatku VAT od faktur kosztowych związanych z bieżącym użytkowaniem pojazdu przedsiębiorca ma prawo odliczyć, zależy od przeznaczenia danego samochodu. Dla samochodów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej nie ma żadnych ograniczeń przy odliczaniu podatku VAT z faktur związanych z ich bieżącym użytkowaniem, także jeżeli chodzi o wydatki na paliwo.
W przypadku auta wykorzystywanego wyłącznie na potrzeby firmy przysługuje prawo do 100% odliczenia VAT, natomiast dla pojazdów wykorzystywanych na cele mieszane, przysługuje prawo do 50% odliczenia VAT.
Aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT dla samochodu osobowego, muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:
- sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, wyklucza ich użycie do celów prywatnych – czyli pojazd musi pozostawać na parkingu firmowym poza godzinami pracy
- wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu – czyli użytkowanie pojazdu musi być nadzorowane za pomocą systemu monitorowania GPS
Ewidencja przebiegu pojazdu musi potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu i powinna zawierać:
- numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
- stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
- wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Jeżeli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów służbowych, to prowadzenie ewidencji przebiegu opłaca się mimo wymaganej biurokracji. Warto w takiej sytuacji zainwestować w nasz system monitorowania GPS, ponieważ dostępne w naszym systemie raporty spełniają wszystkie wymagania Urzędów Skarbowych – pozostaje tylko wpisać dane kierowcy, dołączyć do deklaracji VAT-26 i odebrać 100% VAT od kosztów użytkowania pojazdu